Nous sommes tous sujets à des distractions au travail. Nous pouvons aussi souffrir d’un manque total de motivation. Mais avec une telle charge de travail, nous n’avons souvent pas d’autre choix que de nous atteler à la tâche.
Lorsque vous avez besoin d’un coup de pouce pour améliorer votre productivité, il existe de nombreux moyens de vous remettre sur les rails. Nous vous proposons ici quelques conseils pour rester concentré et venir à bout de votre liste de travail.
1. Prendre son petit-déjeuner
Commencez chaque journée par un petit-déjeuner sain. Et par sain, j’entends porridge, flocons d’avoine, toasts complets, œufs, fruits ou yaourts – selon vos envies. Essayez d’opter pour des aliments à faible indice glycémique afin de fournir à votre corps une énergie à libération lente qui vous permettra de tenir jusqu’à l’heure du déjeuner. Si vous optez pour une option malsaine ou si vous sautez complètement le petit-déjeuner, vous vous sentirez fatigué, agité et distrait. Ce qui n’est pas bon pour la productivité.
2. Bien dormir
Dormez suffisamment chaque nuit. Les experts recommandent de dormir entre sept et neuf heures. Si vous vous couchez toujours tard, vous le regretterez le lendemain car vous ne vous sentirez pas reposé ou rajeuni et prêt à travailler. Une bonne productivité repose sur le fait d’être bien reposé.
Vous n’arrivez pas à dormir ? Si vous avez des idées plein la tête toutes les nuits, gardez un carnet près de votre lit et notez tous les problèmes, soucis ou tâches dont vous devez vous souvenir. Si cela ne fonctionne pas, essayez de comprendre pourquoi vous n’arrivez pas à dormir. Si vous travaillez tard le soir, c’est peut-être parce que vous ne donnez pas à votre cerveau suffisamment de temps pour se détendre.
3. Faire de l’exercice tous les jours
Pour maintenir le niveau de stress à distance, sortez et faites de l’exercice tous les jours. Même s’il ne s’agit que d’une promenade pendant la pause déjeuner. L’exercice vous aidera à vous libérer l’esprit et à rester concentré. Vous pensez peut-être que le fait d’être enchaîné à votre bureau vous permettra d’en faire plus, mais cela joue en votre défaveur. Restez actif et vous resterez productif.
4. Sortez à l’extérieur
Une bonne dose d’air frais et de lumière du jour, loin de l’environnement non naturel d’un bureau, est bénéfique pour l’âme. Surtout si votre bureau est étouffant, sombre et dépend de l’air conditionné pour rafraîchir l’espace. Les experts suggèrent que le fait d’être à l’extérieur apporte toutes sortes de bienfaits pour la santé et qu’un peu de lumière du jour réduit le stress, ce qui vous aide à rester sur la bonne voie lorsque vous êtes de retour à votre bureau. Pensez donc à vous accorder des poses régulières vers l’extérieur, et profitez d’un parc verdoyant, ou d’une place ensoleillée à proximité pour vous aérer le cerveau et nourrir votre créativité. La vitamine C est un élément essentiel pour votre métabolisme qui vous sera fourni par la lumière du soleil.
5. Faites des listes de choses à faire
Que vous utilisiez le gestionnaire de tâches d’Outlook ou un logiciel comme Things pour Mac, veillez à dresser chaque jour une liste simple des choses à faire et à vous donner un ensemble réaliste de tâches à accomplir. Essayez de vous attaquer d’abord à une tâche difficile, puis faites beaucoup de tâches faciles pour vous récompenser. Vous vous sentirez bien une fois que vous aurez accompli une tâche importante, ce qui ne fera qu’augmenter votre productivité.
6. Fixez-vous des délais
Face à chaque tâche de votre liste de choses à faire, essayez de vous donner une date limite. Ainsi, vous serez moins enclin à vous disperser et à perdre du temps sur d’autres choses. Restez concentré et vous vous apercevrez que vous passez à travers chaque tâche. Surtout, pensez à vous fixer des délais réalistes et réalisables, ce n’est pas la peine de vous frustrer en vous imposant des deadlines intenables. C’est malheureusement trop souvent le cas et une source indéniable de démotivation.
7. Planifiez la consultation de vos emails
Les courriels sont des tueurs de productivité. C’est un fait. Il est trop facile de vérifier l’arrivée de nouveaux messages toutes les cinq minutes. Mais cela peut signifier que vous passez toute la journée à écrire des courriels, au lieu de vous concentrer sur votre travail. Forcez-vous à consulter vos courriels à certains moments de la journée. J’essaie de vérifier mes courriels tous les matins à 8 heures, puis je ne les consulte plus jusqu’à midi. Limitez le temps passé sur les courriels pour rester productif. Une bonne pratique peut être de fixer un temps de consultation en début de matinée, et un autre en début d’après-midi, le reste du temps étant consommé pour des tâches de fonds, importantes pour la bonne avancée de vos projets.
8. Des appels téléphoniques courts et agréables
Discuter au téléphone avec des clients, des amis ou des fournisseurs peut prendre beaucoup de temps. Essayez de limiter chaque appel téléphonique en expliquant à votre interlocuteur que vous êtes « dans les délais » et que vous ne pouvez pas parler longtemps. Vous ne pourrez pas le faire avec certains clients. Dans ce cas, éteignez votre téléphone lorsque vous êtes particulièrement occupé et assurez-vous que votre boîte vocale explique que vous n’êtes pas disponible pour le moment mais que vous consulterez vos messages plus tard dans la journée. A l’image des emails, les appels téléphoniques sont un très gros mangeur de temps, qu’il faut organiser au mieux et optimiser. Certaines personnes adorent parler, et vous décrire dans les moindres détails leurs préoccupations. En freelance, votre temps est trop précieux pour l’offrir en heures de consultations psychologique de comptoir, apprenez donc à raccrocher le combiné, en toute bienveillance et gentillesse.
9. Limitez l’utilisation des réseaux sociaux
Twitter, Facebook, LinkedIn – il est si tentant de les consulter et ils peuvent être très distrayants. Comme pour les courriels, vous ne devez consulter vos canaux sociaux qu’à certains moments de la journée et limiter le temps que vous passez à les utiliser. Ne laissez pas Twitter ou d’autres réseaux sociaux ouverts sur votre bureau ; ils continueront à interrompre votre flux de travail et à capter votre attention si importante.
10. Utiliser des outils anti-distraction
Il existe de nombreux outils pour mettre fin à la tentation de naviguer sur le web ou de consulter les médias sociaux. Si vous ne pouvez vraiment pas vous empêcher de regarder, téléchargez un outil anti-distraction comme Freedom. Il s’agit d’une simple application de productivité qui vous empêche d’accéder à Internet pendant huit heures. Magnifique. Compatible avec Windows et Mac.
Il y a aussi SelfControl, qui bloque l’accès aux serveurs de courrier entrant et sortant et aux sites web pendant une période prédéterminée. Vous pouvez aussi essayer Think, qui efface tout ce qui s’affiche à l’écran et vous permet de vous concentrer.
11. Faites des pauses régulières
Si vous vous sentez improductif, faites une pause. Lisez un livre pendant 10 minutes ou sortez prendre l’air. Si vous êtes particulièrement nul pour prendre des pauses, téléchargez et installez l’un de ces outils de rappel de pause, comme Time Out de Dejal. Le modèle POMODORO semble également être une bonne solution pour un rythme de productivé naturel et efficace. N’hésitez pas à le tester pour vous faire votre propre opition.
12. Une chose à la fois
Concentrez-vous sur une tâche à la fois. Le multitâche peut sembler plus productif, mais il peut vous ralentir. C’est l’une de mes pires habitudes, et je me retrouve souvent à essayer d’écrire des courriels, de mettre à jour Twitter et de terminer un article – tout cela en même temps. Il est inutile d’essayer de tout faire en même temps, car vous n’arriverez jamais à vous concentrer pour établir un travail de qualité. Le multitâche est une illusion de productivité, qui ne fait que diviser votre concentration et la qualité du travail qui en résulte.
13. Divisez les tâches importantes en petits morceaux
Le sentiment d’improductivité est souvent lié à une charge de travail trop importante. Si vous avez un projet particulièrement important qui vous semble insurmontable, divisez-le en petits morceaux plus faciles à gérer. Attaquez-vous ensuite à chacuns d’entre eux à la fois. Tenez une liste et ressentez le sentiment profond d’accomplissement lorsque vous cochez des éléments. Surtout, ne sautez pas cette étape de validation, qui est une source d’endorphine à ne pas minimiser.
14. Certaines tâches à certains moments
Déterminez le moment où vous êtes le plus productif et attaquez les tâches les plus difficiles à ce moment-là. Gardez les tâches faciles pour les moments où vous n’êtes pas au mieux de votre forme. Vous en ferez bien plus ainsi. Cette organisation vous permettra de répartir votre temps, et surtout votre énergie, de manière efficace et rentable. Sachez donc identifier vos temps naturels d’efficacité, et y glissez les actions les plus importantes de vos projets. L’energie doit se concentrer sur l’action essentielle. Le reste n’est que superflux. Cette organisation vous permettra de répartir votre temps, et surtout votre énergie, de manière efficace et rentable. Sachez donc identifier vos temps naturels d’efficacité et les exploiter.
15. Si vous êtes bloqué, passez à autre chose
Avec une liste de tâches à accomplir, vous tomberez sans doute sur quelque chose que vous ne pourrez pas terminer. Si vous êtes bloqué, abandonnez ce sur quoi vous travaillez, faites une pause et commencez quelque chose de nouveau. L’inspiration vous viendra peut-être plus tard dans la journée et vous pourrez alors vous remettre à cette tâche difficile.
16. Éliminez les bruits de fond
Adaptez votre environnement et veillez à ce qu’aucun bruit ne vienne vous distraire de votre travail. Si vous travaillez dans un bureau ou à domicile et que vous trouvez que c’est trop bruyant, essayez un bruit de fond ambiant pour l’annuler. Vous pouvez écouter Sleep Sound, qui propose gratuitement des sons relaxants tels que l’océan ou le crépitement d’un feu. Il existe également des produits comme SonicMood. Enfin, si vous aimez écouter de la musique, faites en sorte qu’elle soit légère. On parle souvent de “musique blanche”.
17. Arrêter la procrastination
Si vous vous retrouvez à esquiver certaines tâches et à remettre les choses à plus tard, arrêtez de perdre du temps et mettez-vous à l’œuvre ! C’est souvent l’obstacle le plus difficile à surmonter que de commencer un nouveau projet. Vous vous apercevrez rapidement que vous y prenez plaisir et que vous travaillez.
18. Gardez le meilleur pour la fin
Gardez votre tâche la plus agréable pour la fin, afin d’avoir quelque chose à attendre avec impatience. Si vous vous débarrassez d’abord de vos tâches les moins agréables, vous vous sentirez plein d’énergie, positif et prêt à tout affronter. Comme la cerise sur le gâteau, gardez votre activité “coup de cœur” pour votre fin de journée.
19. Bureau bien rangé, esprit bien rangé
Faites du rangement de votre bureau ou de votre espace de travail un rituel quotidien à la fin de chaque journée. En vous désencombrant et en vous organisant, vous commencerez chaque journée avec une ardoise propre. Si votre bureau est en désordre, vous aurez du mal à rester productif. Procurez-vous des classeurs, des tiroirs et des solutions de rangement utiles. Il s’agit là de respecter quelques règles de simplification, en évitant toute surcharge cognitive à cause d’objets encombrants, plus ou moins bien rangés.
20. Reconnaître les signes
Enfin, si vous avez toujours l’impression d’être improductif et de ne pas vous attaquer efficacement à votre charge de travail, gardez un bloc-notes et notez toutes les distractions qui nuisent à votre flux de travail. Vous verrez bientôt apparaître des schémas, ce qui vous donnera l’occasion d’apporter des changements positifs. Les signes ne trompent jamais, vous devez identifier les pratiques qui limitent votre productivité et nuisent à votre efficacité. Prenez donc l’habitude d’observer vos propres comportements et de les corriger dès qu’ils vont à l’encontre de votre entreprise et de vos initiatives professionnelles et personnelles.
