Des outils gratuits pour gérer votre entreprise

Artiste freelance : 19 outils gratuits (ou abordables) pour vous aider à économiser de l’argent dans la gestion de votre entreprise

Dans cet article, je vous propose de partager avec vous quelques outils faciles d’usage et peu coûteux pour vous aider dans la gestion de votre entreprise individuelle en tant qu’artiste.

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Dans cet article, je vous propose de partager quelques outils faciles d’usage et peu coûteux pour vous aider dans la gestion de votre entreprise individuelle. Vous venez de vous lancer en tant que designer/artiste freelance, ce n’est pas le moment idéal pour avoir de grosses dépenses. Les recommandations suivantes vous donnent ainsi tout ce dont vous avez besoin pour gérer une entreprise à bas prix. De la facturation, au contact avec les clients en passant par la gestion de projet ou encore la gestion de votre temps, nous avons toutes les ressources dont vous aurez besoin. Et si vous avez besoin de plus de fonctionnalités et que vous êtes heureux de dépenser plus d’argent, bon nombre de ces options ont des versions payantes. N’hésitez plus !

Gérer son temps et son argent

L’aspect le plus crucial pour la gestion d’une entreprise prospère et rentable repose sur une gestion adéquate de l’argent et du temps. J’ai pu testé les outils suivants pendant quelques temps dans mon parcours professionnel, je ne saurais que trop vous les recommander.

Outils de gestion du temps et de l'argent

Harvest

Aimez votre travail, comme vos feuilles de temps. C’est la promesse de ce logiciel Harvest qui est un outil de suivi du temps dédié. Il vous aidera ainsi à gérer les budgets de vos projets de manière très efficace. Vous aurez accès à un tracker de temps intuitif et léger, facile à apprendre et à utiliser, et qui vous donnera des informations immédiates et exploitables. L’outil propose aussi un large choix de rapports visuels pour vous aider à vous organiser, ou à organiser vos équipes dans le bon déroulement des projets.

Autre fonctionnalité intéressante, l’outil peut générer automatiquement des factures à vos clients selon vos consommations de temps, avec en plus une intégration directe de Paypal et Stripe pour suivre les éventuels paiements qui en découleraient. Une solution plutôt innovante et amusante à prendre en main. Ce logiciel vous coûtera 10 € chaque mois, autant dire une miette de pain par rapport aux bénéfices que vous en tirerez. Profitez-en !

FreeAgent

L’une des meilleures solutions logicielles de comptabilité en ligne. FreeAgent vous permet de gérer l’administration quotidienne de votre petite entreprise (idéal pour moins de 10 salariés). Il couvre notamment les dépenses, la paie, le suivi du temps, les estimations et les factures. Il se connecte également à vos comptes bancaires pour vous aider à gérer les flux de trésorerie et la rentabilité de vos projets. FreeAgent propose également un calendrier fiscal intégré pour avoir une visualisation rapide de toutes vos obligations fiscales à venir pour ne pas manquer vos échéances fiscales. Ce logiciel n’est pas gratuit, mais il propose un superbe système de parrainage qui vous offre une réduction de 10% chaque fois que quelqu’un s’inscrit en tant que membre. Si vous parrainez suffisamment de personnes, vous pourrez même obtenir FreeAgent gratuitement. Sinon, le logiciel est à partir de 17 € par mois, et c’est clairement un bon investissement.

RescueTime

Avec autant de distractions et de possibilités dans nos vies numériques actuelles, il est si facile de se disperser, de perdre sa concentration et sa productivité. Cette petite application sympa a une version Lite gratuite et vous aide à comprendre comment vous passez votre temps. En analysant votre consommation de temps, vous pourrez apporter des modifications utiles à votre organisation pour faire en sorte d’aller droit au but dans vos actions. Vous pourrez donc voir où s’en va votre temps, mais vous aurez aussi le choix d’utiliser un “bloqueur de distractions” pour vous aider à vous concentrer pendant une durée définie sans risque de voir une notification Facebook vous capter l’attention. La version Lite de ce logiciel est suffisante pour débuter et gratuite.

Stockage en ligne, communication et collaboration

Outils de collaboration

Vous avez maintenant quelques outils pour gérer votre temps et votre argent, passons à la thématique suivante. A présent vous avez besoin d’outils pour vous aider à stocker et partager vos fichiers dans le cloud et également des outils pour communiquer avec vos clients ou d’autres freelance. Les solutions coup de point suivantes vous seront plus que utiles :

Google Drive

Le célèbre Google Drive vous propose 15 Go de stockage en ligne gratuit, ce qui vous permet de conserver des dessins, des graphismes, des vidéos, des enregistrements podcast, des photographies et toutes sortes de documents au même endroit. Mieux encore, ce Drive sera également accessible en déplacement, plus besoin de vous déplacer avec votre disque dur externe ou votre armée de clés USB qui finissent toujours par se perdre au fond de votre sac à dos. Vous pourrez bénéficier de ces 15 Go de stockage sans rien débourser, simplement en vous créant un compte Gmail sur Google. Si vous ne l’avez pas encore, créez votre compte immédiatement !

Slack

Slack est une application de messagerie en live pour les équipes. Vous pourrez donc collaborer avec vos amis indépendants selon vos divers projets et éviter les fils d’email à rallonge. De plus, l’application vous permet d’organiser vos conversations dans des canaux dédiés pour vous permettre d’organiser vos échanges. Vous aurez la main pour gérer les notifications de l’application pour choisir à quel rythme vous serez averti des nouveaux échanges sur votre plateforme. Vous pourrez utiliser l’application dans son mode gratuit sans difficulté.

SamePage

SamePage simplifie la collaboration en équipe. Cela permet à vous et à vos amis indépendants de travailler de manière fluide et efficace. Combinez des fichiers, des photos, du contenu cloud, des cartes, des vidéos et des conversations d’équipe sur, vous l’avez deviné, la même page. Vous avez accès à tout le contenu de votre projet au même endroit, avec en plus une gestion facilitée de vos tâches grâce à un affichage en style kanban. Ce logiciel est fonctionnel dans sa version totalement gratuite.

Google Hangouts

Aujourd’hui, les chats ou messages vocaux / vidéos sont disponibles gratuitement via Google Hangouts, ce qui simplifie considérablement tous les types de communication avec vos clients ou les collaborations de groupe. Quel que soit l’emplacement de vos contacts ou les appareils qu’ils utilisent, vous pourrez les appeler sans difficulté directement depuis votre navigateur Google Chrome. Cette application en ligne est gratuite.

1Password

Gardez tous vos mots de passe en sécurité et gérez-les en toute facilité avec ce logiciel unique 1Password. Qui n’a jamais oublié un de ses identifiants pour accéder à son compte bancaire en ligne, ou à son énième boîte mail, c’est désormais chose réglée. Ajoutez l’extension et l’application à vos différents appareils mobiles et vous n’oublierez plus jamais un mot de passe. Cela vous coûtera 3 € par mois pour cette sécurité.

Gestion des projets

Tout freelance sait qu’une gestion efficace des tâches est cruciale si vous souhaitez gérer une entreprise prospère et rester efficace avec tous vos clients.

Outils de gestion de projets

Les outils gratuits suivants vous aideront à rester clairvoyant dans la gestion de vos projets :

Trello

Trello est une application gratuite, flexible et visuelle qui permet d’organiser ses projets et de les partager avec n’importe qui. Abandonnez la communication par e-mail et les logiciels de gestion des tâches encombrants, et optez pour cet outil simple et intuitif pour rester productif et informé en temps réel de l’avancée de vos projets. Vous pourrez diviser vos projets en tâches distinctes, les attribuer aux acteurs concernés, et suivre leur évolution au quotidien avec des tableaux de bords très facilement lisibles. Comme dit plus haut, ce logiciel est gratuit dans sa version de base, une version qui saura répondre à l’essentiel de vos besoins.

Wrike

Si Trello n’est pas vraiment votre tasse de thé, jetez un coup d’œil à l’application Wrike. Il n’offre pas seulement une gestion facile des tâches ; il vous offre un espace entièrement virtuel pour collaborer, discuter et partager des documents avec qui bon vous semble dans vos projets. Comme Trello, une version de base gratuite permet de faire le “taf”, avec notamment 2 Go d’espace de stockage sur la plateforme et un nombre de tâches actives limité. Testez donc l’outil et voyez si cela pourrait mieux répondre à vos besoins que Trello. Selon moi les deux se valent largement, mais l’utilisation intuitive est fruit de votre subjectivité.

Paymo

Paymo est une application de gestion de projet moderne pour les petites entreprises, vous donnant accès à une plate-forme pour la collaboration d’équipe, la gestion des feuilles de temps et la comptabilité de projet. Rempli de fonctionnalités, j’aime particulièrement la façon dont vous pouvez gérer des projets avec des listes de tâches. L’application comprend par exemple un trackeur de temps pour vous éviter les déperditions d’efficacité. Une version gratuite de base vous est offerte, pour aller plus loin il vous en coûtera environ 10 € par mois et par utilisateur.

Gestion des clients

Outils de gestion des clients

Nous avons vu comment gérer vos projets, voyons maintenant comment gérer vos clients. Comment faire au mieux pour rester au maximum en contact avec vos prospects et pour vous assurer de gagner des contrats réguliers auprès de vos clients existants ? Pour le succès de votre petite entreprise, vous aurez besoin d’outils CRM (Customer Relationship Management : Gestion de la Relation Client). Les recommandations qui vont suivre vous assureront de ne pas perdre ce précieux contact avec vos clients finaux :

Streak

Si vous êtes un utilisateur de Gmail, Streak vous permet de gérer votre CRM sans avoir à quitter votre boîte de réception. L’outil s’intègre juste au-dessus de Gmail pour vous aider à suivre facilement vos communications sans basculer entre les plates-formes. Avec une première version gratuite, l’outil vous aidera à gérer votre flux de mail en toute facilité, notamment grâce à sa fonctionnalité de catégorisation automatique des emails, de rappel de tâches, ou encore l’outil de gestion des emailings qui vous permet d’envoyer jusqu’à 50 mails en un envoi. 

Gestion du Marketing

Outils de gestion marketing

Qui a du temps à consacrer au marketing lorsque l’on est freelance ? Ce sera certainement votre plus grand défi, celui de trouver le temps nécessaire à y consacrer. Mais pas de panique ! Les outils marketing “intelligents” qui vont suivre vous aideront à faire connaître le nom de votre entreprise, sans prendre trop de temps ni vous coûter trop d’argent :

Mailchimp

Mailchimp est un outil qui vous aide à envoyer de meilleurs e-mails à vos clients et vos prospects, ce qui vous permettra de vendre plus de produits grâce à vos campagnes. C’est une application de gestion de newsletter très efficace et facile d’usage qui dans sa version gratuite vous permettra d’envoyer gratuitement des campagnes d’emailing à une audience maximale de 2 000 contacts, ce qui est déjà suffisant pour une petite entreprise. Si l’interface Mailchimp ne vous séduit pas, vous pourrez vous orienter vers ses concurrents directs, à savoir Sendinblue ou encore ActiveCampaign.

Buffer

Buffer vous permet de gérer votre marketing sur les réseaux sociaux sur un même outil. Seule limite, l’outil ne permet pas de gérer les conversations sur vos réseaux sociaux, cependant vous pourrez y planifier vos publications en toute simplicité. Cette application en ligne, vous aidera à gérer en un seul lieu votre compte Instagram, Linkedin, Facebook ou encore Twitter. Un vrai atout pour gérer la communication de votre entreprise sur vos réseaux sociaux favoris. La version gratuite de cet outil vous aidera déjà beaucoup pour vos débuts dans le monde de l’entrepreunariat.

IFTTT

IFTTT signifie “If This, Then That”. C’est un superbe outil d’automatisation en ligne qui vous permet de créer des règles d’automatisation en connectant vos diverses applications entre elles, une action déclenchant ainsi une autre chaîne d’actions que vous aurez programmé. C’est par exemple un outil idéal pour automatiser vos publications sur les médias sociaux. Nous pouvons imaginer que vos posts Facebook entraînent automatiquement vos posts Instagram, puis Linkedin et Twitter. Il relève presque de la magie tellement il vous fera gagner du temps. La première version de l’application est gratuite, cela vous permettra de découvrir toutes les possibilités de l’outil avant de passer à un plan payant, à savoir 15 € par mois.

Bitly

Bitly n’est pas seulement un service de raccourcissement d’URL, il vous donne également la propriété complète de tous vos liens, vous permettant de capturer des données et de suivre l’efficacité de vos divers contenus. Par exemple, vous pourrez imaginer placer un QR Code sur vos flyers, et vous aurez la totale propriété des informations qui seront sur ce QR Code. Par exemple, si vous avez mis vos tarifs sur la landing page de ce QR Code, vous pourrez mettre à jour cette page d’information sans avoir à réimprimer vos flyers. Vous pourrez ensuite analyser le taux de visite de cette page web, mais aussi le taux de clic sur les divers contenus pour évaluer l’efficacité de la construction de cette page. En résumé, c’est une solution très utile si vous prenez la peine de découvrir toutes ses possibilités. L’outil de base est gratuit.

Feedly

Besoin d’accéder à toutes vos actualités, blogs et sites d’inspiration préférés, le tout en un seul endroit ? Vous souhaitez partager ce contenu inspirant via vos réseaux sociaux et tenir vos clients informés des nouveautés dans votre secteur d’activité ? Alors Feedly, qui rassemble toutes ces fonctionnalités, est fait pour vous. Abonnez-vous simplement à ce que vous aimez, créez des dossiers et bingo ! Il existe même une application pour ça. La première version de l’application est gratuite.

Trouver plus de travail

Pour ces moments plus calmes que vous vivrez, ou si vous débutez tout juste votre activité d’indépendant freelance, vous aurez besoin des ressources suivantes qui vous aideront à trouver du travail et de nouveaux clients :

Trouver de nouveaux clients

Upwork

Considérée comme l’une des meilleures plateformes du secteur, UpWork répertorie des milliers d’opportunités pour les freelances graphistes, illustrateurs, designers, mais aussi pour les programmeurs, écrivains et autres professionnels du marketing. Ce site internet est complètement gratuit, cependant il est entièrement en anglais. Il faudra donc travailler un peu votre bilinguisme pour avoir accès à cette mine de clients internationaux. Après tout, un illustrateur pourra travailler assez facilement avec un client à New York si son travail réussit à séduire au-delà des frontières de la France. Après, si ce site ne vous plaît pas, ou que vous n’êtes familier avec l’anglais, vous pouvez également visiter le site 99Designs pour trouver de nouveaux clients à satisfaire. 

Profitez-en également pour lire mon article sur le sujet : Comment gagner de l’argent en dessinant sur 99designs ?

Freelancer

Lancé en 2004, Freelancer est une communauté établie de freelances dans les domaines du design, du développement web, du marketing et de la saisie de données. Vous pourrez trouver une mission parmi des milliers de posts publiés et entrer en relation avec des clients du monde entier. Pour vous, c’est donc une communauté à rejoindre sans tarder. Une fois de plus, l’accès à la plateforme est complètement gratuit. Notez que cette plateforme est utilisée par des grands noms comme Amazon, IBM, Facebook ou encore la NASA.

A vous de jouer !

Maintenant que nous avons partagé avec vous tous ces magnifiques outils numériques gratuits (ou peu chers), je vous propose un petit exercice qui vous permettra dès demain de gagner en productivité. 

L’exercice est très simple, choisissez au moins un outil parmi cette longue liste et créez votre propre compte gratuit au plus vite. Maintenant que c’est fait, je vous demande d’utiliser cet outil pendant au moins une semaine. A la fin de cette semaine, je vous incite à choisir si vous le gardez pour votre gestion, ou si vous décidez de ne plus l’utiliser. 

A ce rythme, vous pourrez tester quasiment tous les outils présentés et au bout de quelques semaines vous aurez choisi les outils favoris qui vous accompagneront durant toute votre vie de freelance. Tout n’est pas adapté à vos besoins, à vous de faire les bons choix ! Et pour choisir, rien de mieux que de les tester dans le vif de l’action, ne tardez plus !

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