Lorsque vous dirigez une entreprise, l’un des plus grands défis auxquels vous êtes confronté est la gestion de votre temps.
Vous voudrez sans aucun doute accepter autant de travail que possible pour assurer un flux de trésorerie sain et une croissance continue, mais vous risquez de vous épuiser.
Pour réussir, il n’est pas nécessaire de « brûler la chandelle par les deux bouts » et de devenir un martyr ou un saint, destiné à se plier en quatre pour les clients et à s’épuiser. Il s’agit de trouver un équilibre.
Il est possible de s’épanouir sans excès de travail et sans faire d’heures supplémentaires à outrance.
Il suffit de faire de petits changements positifs pour gérer son temps plus efficacement. Les conseils suivants vous aideront à y parvenir.
1. Évaluez vos clients
Passez en revue votre liste de clients et éliminez ceux qui vous prennent trop de temps pour peu de résultats. Vous savez de qui je parle : ceux qui vous engagent pour de petits travaux chaque mois, mais qui vous causent beaucoup de stress. Quel est l’intérêt ? Débarrassez-vous d’eux et faites de la place pour des clients de meilleure qualité qui vous paient mieux.
Comment s’en débarrasser ? Augmentez vos prix ou écrivez une lettre expliquant que vous ne fournissez plus ce service particulier. Attention, lorsque vous prenez congé de vos clients, ne brûlez pas les ponts en étant trop expéditif et restez professionnel.
2. Mettez en place une procédure de filtrage
Toute entreprise reçoit des courriels ou des appels téléphoniques de clients potentiels qui demandent de l’aide, mais qui n’aboutissent à rien. Vous pourriez être tenté d’organiser une réunion et de passer deux ou trois heures à discuter de leurs besoins ou à élaborer une proposition, pour finalement constater qu’ils sont allés voir ailleurs.
Pour vous assurer de ne consacrer du temps qu’aux candidats sérieux, évitez ceux qui ne cherchent qu’à vous « tirer les vers du nez » et à voler des idées. Mettez en place une « procédure d’entreprise » pour contrôler toute personne qui prend contact avec votre entreprise. Essayez de déterminer leur budget dès le départ et de vous faire une idée de leur activité, afin de voir s’ils correspondent à vos attentes. Une réunion ne doit être organisée que si vous estimez qu’elle en vaut la peine, sans quoi, ce ne sera qu’une perte de temps, le vôtre et le leur.
3. Apprendre à dire non, quand et comment
Il est difficile de dire « non » à des amis, des membres de la famille ou des partenaires commerciaux qui pourraient avoir besoin de votre aide – souvent gratuitement. Tout d’abord, il est difficile pour ces personnes de comprendre les pressions, les difficultés et le travail stressant auxquels vous devez déjà faire face. Ensuite, elles ne réalisent probablement pas à quel point vous êtes occupé. Ne vous sentez donc pas obligé de faire des choses pour des personnes que vous connaissez, que vous appréciez ou pas d’ailleurs. Vous dirigez une entreprise, pas une organisation caritative. Apprenez donc rapidement à dire “non” à ces “faux clients”, qui de plus seront exigeants et chronophages.
4. Reconnaître les distractions et s’y attaquer
Il y a toujours quelque chose qui interrompt le flux de travail et qui a un impact sur la productivité. Pour rester concentré, identifiez les distractions qui viennent pénaliser vos moments de “flow” et éliminez-les au maximum. Rappelez-vous que le multi-tâche est souvent une illusion, et que le moins est très souvent le mieux. Sachez donc vous concentrer sur une tâche unique à la fois, et supprimer le superflu dès que possible. Je vous préparerai prochainement un article plus précis sur des conseils de productivité.
5. Respectez une routine
Pour gagner du temps, suivez une routine. Définissez le début et la fin de chaque journée et ne travaillez pas tard. Faites en sorte que les heures de travail soient aussi productives que possible et vous verrez que vous n’aurez pas besoin de travailler de longues heures. En outre, si vous profitez au maximum de votre temps libre, vous serez frais et dispos pour la journée de travail suivante. Être freelance, c’est un marathon, pas un sprint. Sachez donc vous économiser au maximum pour pouvoir offrir des services durables dans le temps.
6. Mettre en place des systèmes adéquats
Pour une gestion efficace du temps, il est essentiel de mettre en place un “système”. Il existe de nombreux services gratuits et payants pour vous aider dans la gestion de ce système, Notion, Things, les outils foisonnent, de mon côté je gère essentiellement mes actions avec l’outil “Todo” de Microsoft qui me permet de créer des tâches, en définissant des importances et des échéances, ainsi que des rappels pour avancer. Je dois avouer que je fonctionne beaucoup par listes de tâches quotidiennes. Mais il existe de nombreux autres outils de gestion de projet et beaucoup de tuto vidéos pour les prendre en main. Ma prochaine découverte se fera probablement sur l’outil Notion dont je n’entends que du bien depuis des mois.
7. Suivez un plan réaliste
Une charge de travail trop importante ne peut conduire qu’à l’épuisement. Créez un calendrier et suivez-le religieusement. Ne vous lancez pas dans une surcharge de travail si vous savez que vous ne serez pas en mesure de l’assumer. Et si vous faites encore des heures supplémentaires ? Augmentez vos prix ! Mettez le doigt sur l’action juste à prioriser, et tenez-vous-y. L’improvisation est agréable, mais avoir un plan fonctionne souvent mieux dans le temps.
8. Apprenez à déléguer
Lorsque vous travaillez en freelance, il peut être difficile de lâcher le contrôle et de laisser les autres vous aider. Mais si votre travail prend le dessus sur votre vie, il est peut-être temps d’admettre votre défaite. Pourquoi ne pas envisager de créer un réseau fiable d’autres freelances pour partager la charge de travail ? Ou peut-être le moment est-il venu de vous développer et d’embaucher du personnel ?
Quelle que soit la voie que vous empruntez, veillez à déléguer le travail dans la mesure du possible. Déléguer ne signifie pas abandonner. Il s’agit de faire de son mieux pour ses clients sans relâcher la pression. Acceptez simplement que toute entreprise finisse par avoir besoin d’une équipe plus importante pour soutenir une base de clients en expansion.
9. Limiter les activités qui font perdre du temps
Les réunions et les conférences téléphoniques peuvent prendre beaucoup de temps. Elles peuvent également être très épuisantes, en particulier si vous devez voyager et assister à une réunion à des centaines de kilomètres de chez vous. Essayez de limiter les réunions à un jour précis chaque semaine, par exemple en faisant du mardi votre « jour de réunion » et en ne réservant que ce jour-là. Vous pourrez alors passer le reste de la semaine à vous concentrer sur les choses sérieuses, c’est-à-dire le travail proprement dit.
10. Se concentrer sur ce qui est important
Peu importe ce que vous faites actuellement, il y aura toujours des centaines d’autres tâches qui vous attendent. Concentrez-vous sur ce qui est important pour l’instant et traitez les priorités. Vous pourrez ensuite envisager d’autres tâches, moins importantes, une fois que vous aurez traité les choses importantes. Je vous conseille d’ailleurs un très bon livre à ce sujet : The One thing (https://www.amazon.fr/one-thing-Passez-%C3%A0-lessentiel/dp/2379350477) dont est résumé vous est présenté ici si vous n’en avez jamais entendu parler : https://www.youtube.com/watch?v=zsf0nDtH0UU
11. Ne pas faire plusieurs choses à la fois
Dans la même idée que la précédente, soyez pleinement présent sur votre activité du moment et concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Le multitâche n’est jamais productif, je dirai même que c’est une belle illusion (dont j’ai moi été victime très longtemps, on l’appelle aussi parfois la procrastination déguisée. Pour bien faire quelque chose, concentrez-vous sur cette tâche uniquement et sur elle seule. Vous ferez un bien meilleur travail et vous vous sentirez moins stressé de cette manière. Ce n’est qu’une fois que vous aurez terminé cette tâche importante que vous pourrez passer à la suivante.
12. Prenez régulièrement le temps de vous reposer
La gestion de votre activité, d’une entreprise plus largement, peut être très stressante. Veillez donc à prendre beaucoup de pauses et de vacances pour vous détendre et « vous évader ». Le freelance n’est pas pour autant à l’abris du “burn out”, il faudra donc faire preuve de vigilance pour vous en prémunir. L’idée n’est pas de tomber dans les mêmes pièges que ceux qui vous menaçaient dans le salariat traditionnel. Même si vous allez rendre visite à un ami pour un week-end ou faire du camping, il est très important de donner la priorité aux temps de repos. Le repos, c’est évader son esprit, mais aussi reposer son corps. Et cela passe inévitablement par des nuits de sommeil d’au moins 8 heures, et pour les plus travailleurs des siestes de récupération régulières. Vous n’imaginez pas les bienfaits que peuvent apporter une micro-sieste de 10 minutes, alors ne vous en privez pas. Surtout que vous n’avez pas de collègues pour vous dénoncer dans votre nouvelle organisation de freelance 😉 .
A vous de jouer maintenant !
